VETSPANELIN TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Johdanto

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, minkä tyyppisiä henkilötietoja Vetspanel ja CM Research keräävät, miten tietoja käytetään ja jaetaan, miten suojaamme niitä, oikeutesi rekisteröitynä ja miten voit ottaa meihin yhteyttä tietosuoja-asioissa.

Huomaa, että tämä tietosuojakäytäntö koskee yksinomaan paneelin yhteydessä kerättyjä ja tallennettuja henkilötietoja (vain Vetspanel-paneelin jäsenien osalta) ja markkinatutkimuskyselyiden yhteydessä annettuja henkilötietoja (niin jäsenten kuin muiden kuin jäsenten osalta). Saatamme toisinaan päivittää tätä käytäntöä, joten kehotamme sinua lukemaan sen säännöllisesti. Jatkamalla sivustojemme käyttöä sitoudut noudattamaan päivitettyä tietosuojakäytäntöä.

Keitä me olemme:

Vetspanel on kansainvälinen verkkoyhteisö, joka on erikoistunut eläinlääketieteen ammattilaisten osallistamiseen eläinlääketiedealan markkinatutkimuksiin. Vetspanelin omistaa ja sitä ylläpitää CM Research Ltd.

Toimipisteemme sijaitsee osoitteessa:

First Floor, 74 Church Street, Leatherhead, Surrey, KT22 8ER, Yhdistynyt kuningaskunta

https://www.cm-research.com ja https://www.vetspanel.com

Vetspanelilla on käytössään paneeliyhteisö, jonka jäsenet osallistuvat aktiivisesti erityyppisiin markkinatutkimushaastatteluihin, kuten verkkokyselyihin, puhelinhaastatteluihin, videokonferenssihaastatteluihin ja kasvokkain toteutettaviin fokusryhmiin, kaikki asiakkaidemme puolesta. Tämä tietosuojakäytäntö koskee Vetspanelin tarjoamia tuotteita ja palveluja, mukaan lukien paneelin yhteydessä tallennettuja jäsentietoja, ja lisäksi sekä paneelin jäseniltä että muilta kuin paneelin jäseniltä kerättyjä kyselyvastaustietoja.

CM Researchin työntekijöitä työskentelee Yhdistyneessä kuningaskunnassa, joka kuuluu Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) piiriin, ja lisäksi Espanjassa, Ranskassa ja Ruotsissa, joihin sovelletaan EU:n tietosuoja-asetusta samoin rajoituksin.

Mitä henkilötiedot ovat ja mitä keräämme?

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden avulla henkilö voidaan tunnistaa. Keräämämme henkilötiedot vaihtelevat tilanteesta riippuen, mutta yleisesti ottaen henkilötietoja ovat:

• Nimi
• Kotiosoite
• Klinikan nimi
• Klinikan osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika
• PayPal-tunnus
• IP-osoite
• Äänitallenne
• Valokuva/video kasvoista

Keräämme myös monenlaisia muita tietoja osana paneelin liittymisprosessia sekä kyselytutkimusten aikana (esimerkiksi: ammatti, ikä, sukupuoli, maa), mutta ne eivät ole henkilötietoja, koska niitä ei voida käyttää henkilöllisyytesi selvittämiseen. Sinulla on kuitenkin oikeus pyytää meitä muokkaamaan tai poistamaan näitä tietoja henkilötietojen lisäksi; katso kohta ”Oikeutesi”.

Jäsenyys- ja kyselyvastaustietojen lisäksi pidämme kirjaa siitä, mihin kyselyihin sinut on kutsuttu, vastasitko kutsuihin, täytitkö osallistumiskriteerit ja suorititko kyselyt loppuun. Nämä tiedot auttavat meitä vastaamaan jäsenten tiedusteluihin, seuraamaan maksuja ja lähettämään kutsuja aiemman osallistumisen perusteella. Pidämme kirjaa myös kaikista kyselytutkimusten aikana havaituista tietojen laatuun liittyvistä ongelmista, jotta voimme ylläpitää tiukkoja laatustandardejamme.

Milloin keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietoja Vetspanelin jäseniltämme, kun he rekisteröityvät paneeliin tai päivittävät tietojaan. Lisäksi keräämme henkilötietoja kyselytutkimusten osallistujista tietyissä olosuhteissa (esim. palkkion maksua tai haastattelujen aikatauluttamista varten), mutta vain osallistujien suostumuksella.

IP-osoitetiedot kerätään automaattisesti kyselyn osallistumisprosessin aikana, mutta ne poistetaan muiden henkilötietojen mukana hankkeen päättyessä (katso ”Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja”).

Saatamme myös kerätä tietoja verkkosivustomme käytöstäsi sekä sinua koskevia tietoja meille lähettämistäsi sähköposteista tai kirjeistä.

Asiakkaat voivat toimittaa meille luetteloita eläinlääketieteen ammattilaisista yhteydenottoa varten tiettyihin kyselyihin liittyen (esim. asiakasluettelot), mutta vain luettelossa olevien henkilöiden suostumuksella.

Voimme käyttää myös julkisia lähteitä tietojen keräämiseen eläinlääketieteen ammattilaisista, jotka voisivat soveltua tiettyihin kyselytutkimuksiin tai olla kiinnostuneita Vetspanelin jäsenyydestä. Näitä tietoja ovat mm. nimi, yhteystiedot ja työtehtävä eläinlääketieteen alalla.

Mihin käytämme henkilötietoja?

Paneeliin tallentamiemme tietojen avulla voimme tarjota sinulle pääsyn kaikkiin sivustomme osiin ja ottaa sinuun tarvittaessa yhteyttä. Ne mahdollistavat myös kyselyjen vastaanottamisen ja pääsyn palkkiotilillesi. Käytämme ja analysoimme myös verkkosivujen kävijöiltä ja muilta kuin paneelin jäseniltä keräämiämme tietoja, jotta voimme hallinnoida, tukea, parantaa ja kehittää kokemustasi verkkosivustosta ja kyselytutkimuksista.

Käytämme henkilötietoja muun muassa seuraaviin erityisiin markkinatutkimustehtäviin:

• Paneelin rekrytointi ja ylläpito
• Henkilöllisyyden tarkistaminen henkilöiltä, jotka haluavat rekisteröityä paneeliin
• Panelistien kutsuminen kyselyihin (sähköpostitse)
• Yhteydenotto panelisteihin, kun heidän profiileistaan puuttuu tietoja (sähköpostitse tai puhelimitse)
• Yhteydenotto passiivisiin panelisteihin kannustaaksemme heitä osallistumaan (sähköpostitse tai puhelimitse)
• Palkkiopisteiden lunastamisen mahdollistaminen panelisteille (ks. ”Henkilötiedot palkkion maksua varten”)
• Maksun suorittaminen muille kuin panelisteille kyselyyn osallistumisesta (ks. ”Henkilötiedot palkkion maksua varten”)
• Ilmoittaminen voitoista arvontojen voittajille
• Asian vahvistaminen, kun osallistujan puolesta on suoritettu maksu hyväntekeväisyyteen
• Rekrytointi kasvokkain, videokonferenssien muodossa tai puhelimitse toteutettaviin kyselytutkimuksiin
• Kasvokkain, videokonferenssien muodossa tai puhelimitse toteutettavien kyselytutkimusten suorittaminen rekrytoinnin jälkeen
• Vetspanelin etujen turvaaminen ja puolustaminen (esim. tutkinta silloin, kun käyttäjällä on useampia tilejä tai tilien epäillään olevan vilpillisiä)
• Sovellettavien lakisääteisten vaatimusten, alan standardien ja käytäntöjemme noudattaminen.

Syy tietojen keräämiseen ilmoitetaan tietojen keräämisen yhteydessä ja siihen pyydetään aina nimenomainen suostumus.

Henkilötietoja (mukaan lukien video- ja äänitallenteita) ei myydä koskaan kolmansille osapuolille. Jaamme niitä vain pienelle määrälle palvelujemme tarjoamiseen osallistuvia hyväksyttyjä henkilöitä tai nimenomaisella suostumuksellasi (katso ”Miten voimme jakaa henkilötietoja”).

Henkilötiedot palkkion maksua varten:

Jotta voimme käsitellä kyselypalkkiosi ja jäsenet lunastaa pisteensä, keräämme ja käytämme tiettyjä henkilötietoja, kuten PayPal-tilin tiedot, nimen ja sähköpostiosoitteen. Näitä tietoja käytetään yksinomaan maksujen käsittelyyn, ja tiedot voidaan välittää tätä tarkoitusta varten maksujenkäsittelykumppaneille. Säilytämme näitä tietoja myös taloudellista raportointia, tilintarkastuksia ja verotarkoituksia varten.

Kootut tiedot:

Vetspanel voi verrata koottuja paneelitietojaan kolmansien osapuolten tietoihin vain tilastollisia tarkoituksia varten (esimerkiksi tarkastaakseen, edustaako paneelimme väestöä). Vetspanel voi paljastaa kolmansille osapuolille nimettömiä ei-henkilökohtaisia tietoja ja koottuja tilastotietoja panelisteistamme (esimerkiksi että 45 % panelisteistamme on miehiä). Näin voimme koota yhteen monenlaisia väestötieteellisiä tietoja, joiden avulla voimme havainnollistaa palvelujamme mahdollisille kumppaneille, mainostajille ja muille kolmansille osapuolille sekä muihin laillisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta:

Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme hallita tehokkaasti yhteydenpitoa sinuun. Tämä käsittää mm. moninkertaisten yhteydenottoyritysten vähentämisen tai yhteydenoton välttämisen, kun olet peruuttanut tilauksesi.

Palvelujemme tarjoamisen oikeusperustat ovat seuraavat:

1. Oikeutetut edut: meillä on pätevä liiketaloudellinen syy henkilötietojesi käsittelyyn ja tasapainotamme tämän edun huolellisesti suhteessa yksilöllisiin oikeuksiisi.
2. Sopimusvelvoite: henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme täyttää kanssasi tekemämme sopimuksen velvoitteet.
3. Suostumus suoramarkkinointiin: tarvittaessa pyydämme suostumuksesi suoramarkkinointiin.

Käsittelemme henkilötietojasi vain siihen tarkoitukseen, johon ne on alun perin kerätty. Jos meidän on käytettävä tietoja johonkin uuteen tarkoitukseen, pyydämme sinulta suostumuksen siihen.

Evästeet/seurantatekniikat:

Voimme käyttää seurantatekniikoita, kuten evästeitä, paikallista tallennusta ja pikselitunnisteita sekä muita vastaavia tekniikoita, kuten verkkojäljitteitä, tunnisteita ja komentosarjoja, mukaan lukien HTML5:n kaltaisia paikallisia tallennusobjekteja (”seurantatekniikat”). Seurantatekniikoilla voidaan asettaa, muuttaa, muokata tai muunnella laitteesi asetuksia tai määrityksiä.

Evästeet ja paikallinen tallennustila:

Tietokoneellesi voidaan asettaa evästeitä ja paikallista tallennustilaa. Kun vierailet palveluissamme ensimmäistä kertaa, tietokoneellesi saatetaan lähettää eväste tai paikallinen tallennustila, joka tunnistaa yksiselitteisesti selaimesi. ”Evästeet” ja paikallinen tallennustila ovat pieniä tiedostoja, jotka sisältävät merkkijonon, joka lähetetään tietokoneesi selaimeen ja tallennetaan laitteellesi vieraillessasi verkkosivustolla. Monet merkittävät verkkopalvelut tarjoavat käyttäjilleen hyödyllisiä ominaisuuksia evästeiden avulla. Jokainen verkkosivusto voi lähettää selaimeesi oman evästeensä. Useimpien selainten asetuksissa evästeet on alun perin hyväksytty. Voit vaihtaa selainasetuksesi kieltäytymään evästeistä tai ilmoittamaan evästeen lähettämisestä. Jos kieltäydyt evästeistä, et pysty välttämättä käyttämään palvelujamme tai hyödyntämään niitä täysimääräisesti. Tämän lisäksi, jos poistat selaimestasi kaikki evästeet sen jälkeen, kun olet asettanut selainasetuksesi kieltäytymään kaikista evästeistä tai ilmoittamaan evästeen lähettämisestä, sinun täytyy asettaa selainasetuksesi uudelleen kieltäytymään kaikista evästeistä tai ilmoittamaan evästeen lähettämisestä.

Lisätietoja evästeistä ja niiden toiminnasta, tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi asetetuista evästeistä sekä niiden hallinnasta ja poistamisesta on osoitteessa http://www.allaboutcookies.org/ ja www.youronlinechoices.com/uk.

Oikeutesi:

Otamme sinuun yhteyttä Vetspanelin jäsenenä pyytääksemme mielipiteitäsi markkinatutkimuskyselyjen ja haastattelujen avulla. Osallistuminen kyselyihin ja haastatteluihin on täysin vapaaehtoista, ja voit itse päättää, haluatko paljastaa jotkut vai kaikki pyydetyt tiedot, kuten nimesi, ikäsi, sukupuolesi, klinikan nimen ja osoitteesi. Paneelin jäsenet eivät ole velvollisia osallistumaan paneeliin tai kyselyihin, ja he voivat halutessaan lähteä paneelista milloin tahansa. Vetspanel pidättää myös oikeuden lakkauttaa paneelin milloin tahansa.

Kyselytutkimuksiin vastaavana osallistujana et ole velvollinen antamaan henkilötietoja CM Research/Vetspanelille, ja sinulla on oikeus kieltäytyä antamasta niitä. Tämä voi johtaa siihen, ettet voi osallistua kyselytutkimukseen tai ettemme voi maksaa sinulle. Jos muutat mielesi kyselytutkimukseen osallistumisesta (oikeus peruuttaa suostumus), voit tehdä jommankumman seuraavista asioista:

• Jos kysely on vielä kesken, sulje selaimesi tai ilmoita haastattelijalle, että et halua enää osallistua.
• Jos olet jo vastannut koko kyselyyn, lähetä meille sähköpostia osoitteeseen [email protected]

Rekisteröidyillä on tiettyjä oikeuksia EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Yhdistyneen kuningaskunnan yleisen tietosuoja-asetuksen (UK General Data Protection Regulation, GDPR), Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalain (Data Protection Act), Kalifornian kuluttajansuojalain (California Consumer Privacy Act) ja muiden asiaankuuluvien lakien mukaan. Näitä oikeuksia ovat::

1. Pääsy henkilötietoihisi
2. Virheellisten henkilötietojen oikaiseminen
3. Henkilötietojen poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi)
4. Henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen
5. Henkilötietojesi käsittelyn vastustaminen
6. Tietojen siirrettävyys
7. Kieltäytyminen tietojen siirrosta kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta tilanteita, joissa laki edellyttää sitä
8. Kieltäytyminen suoramarkkinoinnista
9. Kieltäytyminen automatisoidusta päätöksenteosta

Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin sinua koskeviin tietoihin ja voit tehdä niihin tarvittavat muutokset, jotta ne ovat varmasti paikkansapitäviä ja ajan tasalla. Jos haluat tarkastella tai muuttaa paneelitietojasi, kirjaudu sisään paneeliin ja päivitä tietosi verkossa. Jos pyyntösi liittyy kyselytutkimustietoihin tai johonkin muuhun, otathan yhteyttä meihin osoitteeseen [email protected], niin lähetämme sinulle asianmukaisen pyyntölomakkeen.

Kohtuullinen pääsy henkilötietoihisi annetaan maksutta laissa säädetyssä määräajassa. Jos pääsy evätään, ilmoitamme epäämisen perusteet.

Sinulla on myös oikeus pyytää meitä poistamaan kaikki hallussamme olevat sinua koskevat tiedot (oikeus tietojen poistamiseen). Otathan tässäkin tapauksessa yhteyttä osoitteeseen [email protected], niin lähetämme sinulle asianmukaisen pyyntölomakkeen.

Jos haluat tehdä CM Researchista tai Vetspanelista yleiseen tietosuoja-asetukseen liittyvän valituksen, otathan ensisijaisesti yhteyttä meihin osoitteeseen [email protected], tai muussa tapauksessa Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojaviranomaiseen (Information Commissioner’s Office, ICO) osoitteessa https://ico.org.uk/

Miten voimme jakaa henkilötietoja:

Vetspanel ei käy koskaan kauppaa henkilötiedoilla eikä myy tai vuokraa niitä kolmansille osapuolille. Voimme jakaa henkilötietojasi vain seuraaville tahoille:

1. Vetspanelin tytäryhtiöille silloin, kun se on kohtuudella tarpeen tai toivottavaa
2. Palveluntarjoajille, jotka Vetspanel on palkannut tarjoamaan palveluja puolestaan, kuten IT-palveluntarjoajat. Palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa eivätkä siirtää niitä eteenpäin ilman kirjallista suostumustamme
3. Lainvalvontaviranomaisille ja muille valtion viranomaisille silloin, kun laki sitä vaatii tai suojellaksemme meidän tai muiden oikeuksia, omaisuutta ja turvallisuutta
4. Asiakkaille tai tarkoin valituille yhteistyökumppaneille nimenomaisella suostumuksellasi (esimerkiksi haastattelutallenteet).

Tutkimustietoja voidaan jakaa kolmansille osapuolille nimettömässä tai kootussa muodossa.

Nämä tiedot eivät kuitenkaan sisällä henkilötietoja eikä kolmansien osapuolien ole mahdollista jäljittää sinua niistä. Kuten tässä tietosuojakäytännössä todetaan, saatamme jakaa rajallisen määrän tietoja asiakkaidemme tai tarkoin valittujen kumppaneidemme kanssa. Tämä tietojen jakaminen saattaa edellyttää henkilötietojesi siirtämistä Euroopan talousalueen, Yhdistyneen kuningaskunnan tai Sveitsin ulkopuolisiin maihin. Siirrot toteutetaan Yhdistyneen kuningaskunnan yleisessä tietosuoja-asetuksessa (UK General Data Protection Regulation, GDPR) ja EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädettyjen lakisääteisten rajoitusten mukaisesti. Vetspanel pyrkii suojelemaan yksityisyyttäsi ja huolehtimaan tietoturvastasi toteuttamalla asianmukaiset turvatoimet tämän tietosuojakäytännön edellyttämällä tavalla.

Kolmansien osapuolten verkkosivustot:

Verkkosivustomme voivat sisältää linkkejä muille ulkoisille verkkosivustoille. Meillä ei ole määräysvaltaa muihin verkkosivustoihin eikä tätä tietosuojakäytäntöä sovelleta niihin. Siksi emme ole myöskään vastuussa ulkoisilla verkkosivustoilla jakamiesi tietojen suojamisesta ja yksityisyydestä. Tutustuthan asianomaisten verkkosivustojen tietosuojaselosteisiin.

Miten suojaamme henkilötietoja:

Vetspanel suhtautuu vakavasti henkilötietojesi turvallisuuteen ja luottamuksellisuuteen. Ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, joilla suojaamme henkilötietojasi vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta käytöltä, paljastamiselta, muuttamiselta, häviämiseltä tai tuhoamiselta. Oikeus tarkastella tietojasi rajoittuu työntekijöihin, jotka tarvitsevat niitä tarjotakseen sinulle palveluja tai etuja. Kaikki työntekijämme saavat koulutusta tietojen luottamuksellisuuden sekä yksityisyyden ja turvallisuuden säilyttämisen tärkeydestä. Vaikka pyrimme suojaamaan henkilötietosi, mikäli lähetät meille tietoja, teet sen omalla vastuullasi. Saatuamme tietosi varmistamme parhaamme mukaan niiden turvallisuuden järjestelmässämme.

Vetspanel-tilisi tiedot ja profiili on suojattu salasanalla, joten vain sinulla on pääsy kyseisiin henkilökohtaisiin tietoihin. Suosittelemme, että pidät salasanasi salassa. Vetspanel ei koskaan pyydä salasanaasi puhelimitse tai sähköpostitse. Muistathan kirjautua ulos tililtäsi, kun lopetat sen käytön.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja:

Kaikki kuhunkin kyselytutkimukseen liittyvät henkilötiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua hankkeen päättymisestä.

Paneeliin tallennettuja henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta sen jälkeen, kun panelisti on viimeksi osallistunut kyselyyn. Tällöin panelistiin otetaan yhteyttä ja häneltä kysytään, haluaako hän jatkaa paneelissa. Katso ”Käyttämättömät tilit” -osio.

Liiketoimintamme tehokas hallinta edellyttää rajallisten henkilötietojen säilyttämistä aiemmista jäsenistä tiettyjä tilanteita varten, kuten hallitaksemme pyyntöjä poistua postituslistoilta tai estääksemme sen jälkeinen osallistuminen kyselyihin. Näitä tietoja ei välitetä eteenpäin ja niitä käytetään vain pyyntöjesi kunnioittamiseen.

Miten tilaus peruutetaan:

Jäsenet voivat peruuttaa tämän palvelun milloin tahansa siirtymällä Vetspanelin jäsentilinsä profiili-osioon ja napsauttamalla sivun alareunassa olevaa ”Peruuta tilaus napsauttamalla tähän” -painiketta. Peruutusprosessi voi kestää jopa neljä päivää, ja jäsenet voivat saada edelleen kutsuja kyselyihin, kunnes prosessi on saatu päätökseen. Jäsenten on hyvä tietää, että kun tili poistetaan Vetspanel.com-sivustolta, kaikki pisteet, joita ei ole lunastettu ENNEN tilin peruuttamista, menetetään.

Käyttämättömät tilit:

Vetspanel ja CM Research pidättävät oikeuden poistaa kaikki jäsentilit, joita ei ole käytetty 14 peräkkäiseen kuukauteen. Aktiivinen panelisti on jäsen, joka on rekisteröitynyt Vetspaneliin ja osallistunut vähintään yhteen kyselyyn tai päivittänyt profiilitietonsa viimeisten 14 kuukauden aikana.

Käyttämätön tili Vetspanel.com-sivustolla on sellaisen jäsenen tili, joka ei ole käyttänyt Vetspanel-sivuston jäsenaluetta ja/tai ei ole osallistunut kyselyihin 14 peräkkäiseen kuukauteen. Käyttämättömästä tilistä ilmoitetaan panelistille sähköpostitse siinä vaiheessa, kun tiliä ei ole käytetty 12 kuukauteen, ja tili poistetaan ilman varoitusta, kun sitä ei ole käytetty 14 kuukauteen. Kaikki tilin poistohetkellä tilillä olevat pisteet menetetään.

Muutokset ja päivitykset tietosuojakäytäntöön

Pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojakäytäntöä ja käyttöehtoja milloin tahansa ja mistä tahansa syystä ilman ennakkoilmoitusta, lukuun ottamatta päivitettyjen versioiden julkaisemista verkkosivustollamme. Vaikka lähetämmekin ajoittain muistutuksia ja sähköpostiviestejä olennaisista muutoksista, kehotamme sinua kuitenkin lukemaan verkkosivustollamme olevat tietosuojakäytännöt ja käyttöehdot säännöllisesti.

Yhteystiedot:

Jos sinulla kysyttävää yleisestä tietosuoja-asetuksesta tai tietosuojasta, otathan yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa [email protected].

Kaikki Vetspanelin jäsentiliisi liittyvät kysymykset voi lähettää osoitteeseen [email protected].

Muihin aiheisiin liittyvät kysymykset voi lähettää osoitteeseen [email protected].

Arvostamme luottamustasi Vetspaneliin ja vakuutamme, että henkilötietojesi ja yksityisyytesi suojaaminen on meille ensisijaisen tärkeää.